1. Dispositions générales
Civitas Maxima s'engage à protéger les données à caractère personnel selon les normes les plus strictes en matière de confidentialité, d'intégrité et de sécurité. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées destinées à protéger les données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, toute divulgation, toute utilisation abusive, toute altération ou toute destruction. Vous pouvez visiter et parcourir notre site web sans fournir d'informations personnelles. Nous ne collectons des données à caractère personnel que lorsque vous choisissez de les fournir, par exemple lorsque vous vous abonnez à notre newsletter, effectuez un don, postulez à un poste ou nous contactez via notre site web. Ces données peuvent inclure des noms, des coordonnées, des adresses postales, des informations relatives au paiement et toute autre information fournie volontairement. Les données à caractère personnel sont traitées uniquement aux fins décrites dans la présente Politique et ne sont ni vendues, ni louées, ni divulguées à des tiers à des fins commerciales ou marketing. Toutefois, les données à caractère personnel peuvent être partagées avec des prestataires de services de confiance agissant pour notre compte, ou avec les autorités compétentes lorsque la loi l’exige, comme décrit plus en détail dans la présente Politique.
2. Champ d'application et droit applicable
Civitas Maxima traite les données à caractère personnel uniquement à des fins spécifiques et légitimes, et conformément aux lois applicables en matière de protection des données :
• Loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD) : Civitas Maxima se conforme à la loi fédérale suisse révisée sur la protection des données (nLPD), en vigueur depuis le 1er septembre 2023.
• Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE : lorsque nos activités de traitement relèvent du champ d’application territorial du RGPD, Civitas Maxima se conforme également aux exigences applicables de ce règlement, y compris les analyses d’impact relatives à la protection des données et les contrats de sous-traitance lorsque cela est requis.
3. Fondements juridiques du traitement
Le traitement des données à caractère personnel par Civitas Maxima repose sur l’une des bases juridiques suivantes :
• Le consentement librement donné par la personne concernée ;
• L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée (par exemple, le recrutement) ;
• Les intérêts légitimes de Civitas Maxima, à condition que ceux-ci ne prévalent pas sur vos droits et libertés (par exemple, les communications avec les sympathisants) ;
• Le respect d’une obligation légale ou l’exécution d’une mission d’intérêt public.
Lorsque le RGPD s'applique, le traitement repose sur les fondements juridiques prévus à l'article 6 du RGPD. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la base juridique applicable à une opération de traitement spécifique, veuillez nous contacter à l'adresse [email protected].
4. Responsable du traitement des données
Civitas Maxima est le responsable du traitement de toutes les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente politique.
Civitas Maxima
Place Longemalle 1, Case postale
1211 Genève 4
Suisse
Contact pour la protection des données : [email protected]. Vous pouvez également utiliser le formulaire de contact dédié sur notre site web.
5. Catégories de données à caractère personnel traitées
Les catégories de données à caractère personnel que nous traitons dépendent de la manière dont vous interagissez avec nous et peuvent inclure :
• Newsletter : adresse e-mail ; vous pouvez vous désabonner des newsletters à tout moment en utilisant le lien de désabonnement figurant dans chaque communication ;
• Formulaires de contact : prénom, nom, adresse postale, adresse e-mail et toute autre information fournie volontairement ;
• Dons : prénom, nom, adresse postale, adresse e-mail (le cas échéant) et informations de paiement ;
• Recrutement : CV, diplômes, lettre de motivation, références et autres documents de candidature ;
• Site web/données d'utilisation : adresse IP, type de navigateur, informations sur l'appareil et le système d'exploitation, données des cookies et horodatage des visites.
6. Collecte de données sur le site Web
Lorsque vous consultez notre site web, nous pouvons collecter automatiquement certaines informations techniques, notamment votre adresse IP, le type de navigateur utilisé, des informations sur votre appareil, votre système d’exploitation, les pages d’origine et les horodatages de vos visites. Ces informations nous aident à garantir la sécurité et les performances du site web et à comprendre comment il est utilisé.
7. Principes relatifs à la protection des données
Conformément à l’article 7 de la nDSG et à l’article 25 du RGPD, Civitas Maxima applique les principes de « protection de la vie privée dès la conception » et de « protection de la vie privée par défaut » :
• La collecte de données est limitée au strict nécessaire ;
• L’accès est restreint au principe du « besoin d’en connaître » ;
• Des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre ; et
• Les activités de traitement font l’objet d’un contrôle régulier afin de garantir leur conformité.
8. Transferts de données et destinataires tiers
Personal data may be transferred:
• Internally for operational purposes;
• to Third-party service providers (e.g. hosting, IT, payment processing) under appropriate contractual safeguards; and
• to Competent public authorities where required by law.
All third-party service providers are required to process personal data only on our instructions and to implement appropriate security and confidentiality measures. Where personal data is transferred outside Switzerland or the EEA to jurisdictions that do not provide an equivalent level of data protection recognised under Swiss law, Civitas Maxima implements appropriate safeguards, including Swiss-recognised Standard Contractual Clauses, supplementary technical and organisational measures, or another lawful transfer mechanism.
9. Data Security
Civitas Maxima implements appropriate technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised access, disclosure, alteration, loss, or destruction. These measures may include:
• Access controls, and restricted access to personal data on a need-to-know basis;
• Encryption where appropriate;
• Secure hosting environments;
• Staff confidentiality obligations and
• Regular review of security practices.
10. Sensitive Personal Data
In the course of its mandate, Civitas Maxima may process sensitive personal data, including information relating to ethnic origin, political opinions, health, or criminal proceedings. Where sensitive personal data is processed, Civitas Maxima applies enhanced confidentiality and security measures appropriate to the risks involved and in accordance with applicable law. Sensitive personal data will not be transferred to third parties unless there is a valid legal basis for doing so, including where required by law or, where applicable, with the data subject’s consent. Access to sensitive personal data is restricted to authorised personnel and service providers who require such access for the performance of their duties and who are subject to appropriate confidentiality obligations.
11. Data Retention
Civitas Maxima retains personal data for as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected, to meet legal or contractual obligations, or while a legitimate interest persists.
For example:
• Newsletter subscriptions: until withdrawal of consent;
• Donation records: retained for the period required under applicable accounting, tax and legal obligations.
Les données conservées à des fins exclusivement statistiques au-delà de leur durée de conservation initiale seront anonymisées. Les durées de conservation peuvent varier en fonction de la nature des données et des exigences légales ou opérationnelles applicables au traitement.
12. Violations de données à caractère personnel
En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'entraîner un risque élevé pour les personnes concernées, Civitas Maxima prendra les mesures appropriées conformément à la législation suisse applicable, y compris, le cas échéant, la notification au Préposé fédéral à la protection des données et à l'information (PFPDI) et aux personnes concernées.
13. Droits des personnes concernées
En fonction de la législation applicable en matière de protection des données, les personnes concernées disposent des droits suivants :
• Accès et information : demander confirmation que Civitas Maxima détient ou non vos données, et en recevoir une copie accompagnée des détails relatifs à leur traitement.
• Rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Limitation du traitement : demander que le traitement soit limité dans certaines circonstances (par exemple, lorsque l’exactitude est contestée ou que vous vous opposez au traitement).
• Portabilité des données : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine afin de les transférer à un autre responsable du traitement.
• Opposition : vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes, pour des motifs liés à votre situation particulière.
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment sans que cela n’affecte la licéité du traitement antérieur.
• Réclamation : déposer une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à l’information (PFPDI) ou, le cas échéant, auprès de l’autorité de contrôle compétente de votre pays de résidence. Pour exercer l’un de ces droits, veuillez contacter [email protected] ou utiliser le formulaire en ligne dédié sur notre site web.
14. Cookies
Civitas Maxima uses cookies and similar technologies on its website to ensure its proper functioning, improve user experience, analyse website traffic, and better understand how visitors interact with our website. Cookies are small text files stored on a user’s device when visiting a website. Some cookies are necessary for the operation of the website (e.g. preventing pop-ups from reappearing), while others may collect anonymous information such as IP addresses or visit durations. Our website uses the following categories of cookies:
• Strictly necessary cookies: these cookies are required for the website to function properly, including security features, user preferences, and technical operation. These cookies cannot be disabled through our website.
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15. Modifications apportées à la présente politique
La présente Politique entre en vigueur à la date indiquée en haut du présent document. Nous pouvons être amenés à mettre à jour la présente Politique de temps à autre afin de tenir compte des changements intervenus dans nos activités, des exigences légales ou des fonctionnalités de notre site web. La présente Politique est disponible en anglais et en français ; en cas de divergence, la version anglaise prévaut.