1. Dispositions générales
Civitas Maxima s'engage à protéger les données à caractère personnel selon les normes les plus strictes en matière de confidentialité, d'intégrité et de sécurité. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées destinées à protéger les données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, toute divulgation, toute utilisation abusive, toute altération ou toute destruction. Vous pouvez visiter et parcourir notre site web sans fournir d'informations personnelles. Nous ne collectons des données à caractère personnel que lorsque vous choisissez de les fournir, par exemple lorsque vous vous abonnez à notre newsletter, effectuez un don, postulez à un poste ou nous contactez via notre site web. Ces données peuvent inclure des noms, des coordonnées, des adresses postales, des informations relatives au paiement et toute autre information fournie volontairement. Les données à caractère personnel sont traitées uniquement aux fins décrites dans la présente Politique et ne sont ni vendues, ni louées, ni divulguées à des tiers à des fins commerciales ou marketing. Toutefois, les données à caractère personnel peuvent être partagées avec des prestataires de services de confiance agissant pour notre compte, ou avec les autorités compétentes lorsque la loi l’exige, comme décrit plus en détail dans la présente Politique.
2. Champ d'application et droit applicable
Civitas Maxima traite les données à caractère personnel uniquement à des fins spécifiques et légitimes, et conformément aux lois applicables en matière de protection des données :
• Loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD) : Civitas Maxima se conforme à la loi fédérale suisse révisée sur la protection des données (nLPD), en vigueur depuis le 1er septembre 2023.
• Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE : lorsque nos activités de traitement relèvent du champ d’application territorial du RGPD, Civitas Maxima se conforme également aux exigences applicables de ce règlement, y compris les analyses d’impact relatives à la protection des données et les contrats de sous-traitance lorsque cela est requis.
3. Fondements juridiques du traitement
Le traitement des données à caractère personnel par Civitas Maxima repose sur l’une des bases juridiques suivantes :
• Le consentement librement donné par la personne concernée ;
• L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée (par exemple, le recrutement) ;
• Les intérêts légitimes de Civitas Maxima, à condition que ceux-ci ne prévalent pas sur vos droits et libertés (par exemple, les communications avec les sympathisants) ;
• Le respect d’une obligation légale ou l’exécution d’une mission d’intérêt public.
Lorsque le RGPD s'applique, le traitement repose sur les fondements juridiques prévus à l'article 6 du RGPD. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la base juridique applicable à une opération de traitement spécifique, veuillez nous contacter à l'adresse [email protected].
4. Responsable du traitement des données
Civitas Maxima est le responsable du traitement de toutes les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente politique.
Civitas Maxima
Place Longemalle 1, Case postale
1211 Genève 4
Suisse
Contact pour la protection des données : [email protected]. Vous pouvez également utiliser le formulaire de contact dédié sur notre site web.
5. Catégories de données à caractère personnel traitées
Les catégories de données à caractère personnel que nous traitons dépendent de la manière dont vous interagissez avec nous et peuvent inclure :
• Newsletter : adresse e-mail ; vous pouvez vous désabonner des newsletters à tout moment en utilisant le lien de désabonnement figurant dans chaque communication ;
• Formulaires de contact : prénom, nom, adresse postale, adresse e-mail et toute autre information fournie volontairement ;
• Dons : prénom, nom, adresse postale, adresse e-mail (le cas échéant) et informations de paiement ;
• Recrutement : CV, diplômes, lettre de motivation, références et autres documents de candidature ;
• Site web/données d'utilisation : adresse IP, type de navigateur, informations sur l'appareil et le système d'exploitation, données des cookies et horodatage des visites.
6. Collecte de données sur le site Web
Lorsque vous consultez notre site web, nous pouvons collecter automatiquement certaines informations techniques, notamment votre adresse IP, le type de navigateur utilisé, des informations sur votre appareil, votre système d’exploitation, les pages d’origine et les horodatages de vos visites. Ces informations nous aident à garantir la sécurité et les performances du site web et à comprendre comment il est utilisé.
7. Principes relatifs à la protection des données
Conformément à l’article 7 de la nDSG et à l’article 25 du RGPD, Civitas Maxima applique les principes de « protection de la vie privée dès la conception » et de « protection de la vie privée par défaut » :
• La collecte de données est limitée au strict nécessaire ;
• L’accès est restreint au principe du « besoin d’en connaître » ;
• Des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre ; et
• Les activités de traitement font l’objet d’un contrôle régulier afin de garantir leur conformité.
8. Transferts de données et destinataires tiers
Les données à caractère personnel peuvent être transférées :
• en interne à des fins opérationnelles ;
• à des prestataires de services tiers (par exemple, hébergement, informatique, traitement des paiements) dans le cadre de garanties contractuelles appropriées ; et
• aux autorités publiques compétentes lorsque la loi l'exige.
Tous les prestataires de services tiers sont tenus de traiter les données à caractère personnel uniquement selon nos instructions et de mettre en œuvre des mesures de sécurité et de confidentialité appropriées. Lorsque des données à caractère personnel sont transférées hors de Suisse ou de l’EEE vers des juridictions n’offrant pas un niveau équivalent de protection des données reconnu par le droit suisse, Civitas Maxima met en œuvre des garanties appropriées, notamment des clauses contractuelles types reconnues par la Suisse, des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires, ou tout autre mécanisme de transfert licite.
9. Sécurité des données
Civitas Maxima met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, toute divulgation, toute altération, toute perte ou toute destruction. Ces mesures peuvent inclure :
• Des contrôles d'accès et un accès restreint aux données à caractère personnel, limité au strict nécessaire ;
• Le chiffrement, le cas échéant ;
• Des environnements d'hébergement sécurisés ;
• Des obligations de confidentialité imposées au personnel ;
• Un examen régulier des pratiques en matière de sécurité.
10. Données à caractère personnel sensibles
Dans le cadre de son mandat, Civitas Maxima peut être amenée à traiter des données à caractère personnel sensibles, notamment des informations relatives à l’origine ethnique, aux opinions politiques, à la santé ou à des procédures pénales. Lorsque des données à caractère personnel sensibles sont traitées, Civitas Maxima applique des mesures de confidentialité et de sécurité renforcées, adaptées aux risques encourus et conformes à la législation en vigueur. Les données à caractère personnel sensibles ne seront pas transférées à des tiers, sauf s'il existe une base juridique valable pour le faire, notamment lorsque la loi l'exige ou, le cas échéant, avec le consentement de la personne concernée. L'accès aux données à caractère personnel sensibles est limité au personnel autorisé et aux prestataires de services qui en ont besoin pour l'exercice de leurs fonctions et qui sont soumis à des obligations de confidentialité appropriées.
11. Conservation des données
Civitas Maxima conserve les données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, pour respecter des obligations légales ou contractuelles, ou tant qu’un intérêt légitime persiste.
Par exemple :
• Abonnements à la newsletter : jusqu’au retrait du consentement ;
• Registres des dons : conservés pendant la durée requise en vertu des obligations comptables, fiscales et légales applicables.
Les données conservées à des fins exclusivement statistiques au-delà de leur durée de conservation initiale seront anonymisées. Les durées de conservation peuvent varier en fonction de la nature des données et des exigences légales ou opérationnelles applicables au traitement.
12. Violations de données à caractère personnel
En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'entraîner un risque élevé pour les personnes concernées, Civitas Maxima prendra les mesures appropriées conformément à la législation suisse applicable, y compris, le cas échéant, la notification au Préposé fédéral à la protection des données et à l'information (PFPDI) et aux personnes concernées.
13. Droits des personnes concernées
En fonction de la législation applicable en matière de protection des données, les personnes concernées disposent des droits suivants :
• Accès et information : demander confirmation que Civitas Maxima détient ou non vos données, et en recevoir une copie accompagnée des détails relatifs à leur traitement.
• Rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Limitation du traitement : demander que le traitement soit limité dans certaines circonstances (par exemple, lorsque l’exactitude est contestée ou que vous vous opposez au traitement).
• Portabilité des données : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine afin de les transférer à un autre responsable du traitement.
• Opposition : vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes, pour des motifs liés à votre situation particulière.
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment sans que cela n’affecte la licéité du traitement antérieur.
• Réclamation : déposer une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à l’information (PFPDI) ou, le cas échéant, auprès de l’autorité de contrôle compétente de votre pays de résidence. Pour exercer l’un de ces droits, veuillez contacter [email protected] ou utiliser le formulaire en ligne dédié sur notre site web.
14. Cookies
Civitas Maxima utilise des cookies et des technologies similaires sur son site web afin d’assurer son bon fonctionnement, d’améliorer l’expérience utilisateur, d’analyser le trafic du site et de mieux comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site. Les cookies sont de petits fichiers texte stockés sur l’appareil d’un utilisateur lorsqu’il visite un site web. Certains cookies sont nécessaires au fonctionnement du site (par exemple, pour empêcher la réapparition de fenêtres contextuelles), tandis que d’autres peuvent collecter des informations anonymes telles que les adresses IP ou la durée des visites. Notre site web utilise les catégories de cookies suivantes :
• Cookies strictement nécessaires : ces cookies sont indispensables au bon fonctionnement du site web, notamment pour les fonctionnalités de sécurité, les préférences de l'utilisateur et le fonctionnement technique. Ces cookies ne peuvent pas être désactivés via notre site web.
• Cookies d’analyse : nous utilisons Google Analytics, un service d’analyse Web fourni par Google LLC, pour collecter des informations sur la manière dont les visiteurs utilisent notre site Web. Google Analytics utilise des cookies pour générer des informations statistiques agrégées concernant le trafic du site Web, les pages consultées, le temps passé sur le site, les informations relatives à l’appareil et la localisation géographique approximative. Ces informations nous aident à améliorer le site Web et à mieux comprendre les besoins des utilisateurs. Vous pouvez configurer les paramètres de votre navigateur pour refuser les cookies. Certaines fonctionnalités du site web risquent de ne pas fonctionner correctement si les cookies sont désactivés. Google Analytics peut collecter des informations telles que les adresses IP, le type de navigateur, le système d’exploitation, les pages de renvoi et les horodatages des visites. Lorsque cela est techniquement possible, l’anonymisation des adresses IP et d’autres paramètres renforçant la confidentialité sont mis en œuvre. Les informations collectées via Google Analytics peuvent être transférées vers des serveurs situés en dehors de la Suisse et y être traitées. Des mesures de protection appropriées sont mises en œuvre lorsque les lois applicables en matière de protection des données l’exigent. Vous pouvez empêcher la collecte de données par le biais des cookies en ajustant les paramètres de votre navigateur ou en utilisant des outils de navigateur qui bloquent les technologies d’analyse. Toutefois, certaines fonctionnalités du site web risquent de ne pas fonctionner correctement si les cookies sont désactivés. Lorsque la loi applicable l’exige, les cookies d’analyse ne seront activés qu’après avoir obtenu votre consentement via l’outil de préférences en matière de cookies du site web. Vous pouvez modifier ou retirer vos préférences en matière de cookies à tout moment via les paramètres de cookies disponibles sur le site web.
15. Modifications apportées à la présente politique
La présente Politique entre en vigueur à la date indiquée en haut du présent document. Nous pouvons être amenés à mettre à jour la présente Politique de temps à autre afin de tenir compte des changements intervenus dans nos activités, des exigences légales ou des fonctionnalités de notre site web. La présente Politique est disponible en anglais et en français ; en cas de divergence, la version anglaise prévaut.